Znaczenie ksiąg podatkowych

Zgodnie bowiem z definicją ustawową przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci*. Księgami podatkowymi będą zatem zarówno tzw. pełne księgi, jak i popularna książka przychodów i rozchodów, ale także ewidencje prowadzone przez podatników opodatkowanych ryczałtowo, a nawet ewidencje dla celów VAT. Za księgę podatkową uważa się także ewidencję sprzedaży prowadzoną przy użyciu kasy rejestrującej, zwanej potocznie kasą fiskalną. Podatnicy jednak - zwłaszcza decydujący się na samodzielne prowadzenie ksiąg - rzadko zdają sobie sprawę jak istotne jest, aby księgi były prowadzone rzetelnie i niewadliwie i jakie skutki - tak finansowe, jak i karne skarbowe - może pociągać nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg.

Wprawdzie art. 180 Ordynacji podatkowej dopuszcza jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, to jednak w postępowaniu i kontrolach kluczowe znaczenie mają środki dowodowe o charakterze pisemnym, a wśród nich księgi podatkowe.  Jak podkreślił NSA w wyroku z 24 stycznia 1996 r., SA/Sz 1531/95: "W hierarchii ważności dowodów związanych z wymiarem podatków prawidłowo i rzetelnie prowadzone księgi zajmują pierwsze miejsce, gdyż związane jest z nimi domniemanie mocy dowodowej w zakresie tego, co przedstawiają". Każdy podatnik, który miał kontrolę podatkową wie, że jednym z pierwszych żądań w czasie kontroli podatkowej jest przedłożenie ksiąg podatkowych za kontrolowany okres.

Skąd wynika takie znaczenie ksiąg podatkowych? Otóż z mocy art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Przepis ten stanowi zatem wyraz szczególnej mocy dowodowej ksiąg podatkowych. Jeśli organ podatkowy lub kontrolujący nie wykaże, że księgi są nierzetelne lub wadliwe (przy czym wady maja istotne znaczenia  dla sprawy), musi je uznać za dowód i nie może przykładowo określić podstawy opodatkowania w drodze oszacowania. 

Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Prowadzenie ksiąg przez profesjonalistę, zwłaszcza przez doradcę podatkowego, zasadniczo wyklucza możliwość ich wadliwości, należy bowiem przyjąć, że księgi prowadzone przez doradcę podatkowego są prowadzone zgodnie z przepisami. Wadliwość ksiąg zdarza się w przypadku podatników samodzielnie prowadzących swoje księgi. Prowadzenie ksiąg przez doradcę podatkowego nie wyklucza jednak, iż mogą być one nierzetelne. Będzie tak zwłaszcza w sytuacji, kiedy podatnik nie będzie informował swojego doradcy o istotnych sprawach związanych z prowadzoną działalnością (np. dokonanej sprzedaży środka trwałego) albo po prostu będzie dokonywał sprzedaży nieewidencjonowanej. 

Skutki nierzetelności lub wadliwości ksiąg podatkowych są bardzo poważne. Przede wszystkim nie uznaje za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. To z kolei daje organowi podatkowemu podstawę do określenia podstawy opodatkowania (dochodu, obrotu) w drodze oszacownia. Oszacowanie na ogół kończy się zwiększeniem podstawy opodatkowania, a tym samym określeniem zobowiązania podatkowego w wyższym wymiarze, niż to wynikało z ksiąg podatkowych.  Jeśli takie zobowiązanie jest ustalane wstecz (a tak jest z zasady), to podatnik zobowiązany jest również zapłacić odsetki od zaległości podatkowych.

Oprócz konsekwencji podatkowych, nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg podatkowych stanowi czyn zabroniony na gruncie prawa karnego skarbowego*. Otóż, kto nierzetelnie prowadzi księgę podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Karze grzywny za wykroczenie skarbowe podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę. 

Konsekwencje nierzetelności lub wadliwości ksiąg podatkowych są na tyle poważne, że podatnik, który chce spokojnie prowadzić działalność gospodarczą w dłuższej perspektywie czasu nie może zaniedbać prawidłowości swoich ksiąg podatkowych i dopuścić do ich nierzetelności lub wadliwości. Z praktyki wynika, że podatnik, któremu zakwestionowano księgi za okres kilku lat wstecz, z uwagi na kłopoty finansowe (zaległości podatkowe, odsetki, grzywny) najczęściej jest zmuszony zakończyć działalność. Jak wskazano wyżej, powierzenie prowadznia ksiąg doradcy podatkowemu i dobra współpraca pomiędzy podatnikiem a jego doradcą znacznie ogranicza możliwość zaistnienia takiej sytuacji.    

Piotr Geliński 

* Art. 3 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.  - Ordynacja podatkowa

  (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z póżn. zm.), dalej: Ordynacja podatkowa.

* Art. 61 ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy

  (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z póżn. zm.)

Listopad 2010